Kari Rautanen // March 10 2015

Miksi mun pitää täyttää tähän nämä tiedot?

Käsittelen jo vuosia sitten kuulemaani datahallinnan perusdilemmaa.

Tämä kiihtyneellä ja turhautuneella äänensävyllä asetettu kysymys on vielä tänään, ja erityisesti huomenna todella ajankohtainen. Digitalisaatio tuo mukanaan lähes väistämättä voimakkaasti kasvavat datatarpeet. Itse tunnistan nopeasti kaksi eri väylää kasvaville datatarpeille. • Rikastetun, myös referenssidataksikin kutsutun ja lähes aina maksullisen ulkopuolisen informaation hyödyntäminen päätöksenteossa. • Yrityksen/yhteisön oman organisaation tarpeet saada lisää tietoa omien palvelukanavien välityksellä.

“Jos myyntitykki Simo Lipevä (nimi muutettu) ei saa nopeasti hänelle ymmärrettävää syytä/seurausta, mitä hyötyä tästä uudesta datakentästä on hänelle, Simo jättää sen kentän täyttämättä ja etsii nopeasti kiertotien, jolloin koko kehitystyö ja hyöty hyvästä ideasta valuu hukkaan.”

Esimerkki asiakaskäyttäytymisestä, jossa tyypillisesti myynti- ja markkinointiosastolla määritellään korporaation CRM:ään pari kenttää. Kentät rakennetaan teknisesti joko vapaatekstikentiksi tai pakolliseksi tiedoksi. Eihän siinä kauaa mene, kun nämä kaksi uutta data-attribuuttia ovat tuotannossa. Tässä väitänkin, että asiakasrajapinnassa tulee poikkeuksetta mietittyä ihan ääneen: ”Miksi mun pitää täyttää tähän nämä tiedot?” Seuraus: Jos myyntitykki Simo Lipevä (nimi muutettu) ei saa nopeasti hänelle ymmärrettävää syytä/seurausta, mitä hyötyä tästä uudesta datakentästä on hänelle, Simo jättää sen kentän täyttämättä ja etsii nopeasti kiertotien, jolloin koko kehitystyö ja hyöty hyvästä ideasta valuu hukkaan.

Toinen esimerkki samasta aiheesta, mutta eri ympäristöstä. Käsi ylös, kuka on joskus miettinyt, että ”Miksi mun pitää täyttää tähän nämä tiedot, taas?” kun asioidaan kunnan tai julkisyhteisön kanssa. Juurihan minä täytin perustietolomakkeen, kun haimme lapselle päivähoitopaikkaa. Nyt kun lapsi sen sai, miksi minun pitää täyttää tämä uudelleen, koska päiväkoti haluaa oman perustietolomakkeensa.

Kolmas, tällä hetkellä monia suomalaisia organisaatioita koskettaaa liiketoiminnan muutoshankkeet, joissa ERP-hanke on osana muutosta. Olen saanut nähdä useissa erikokoisissa organisaatioissa hyvin aktiivista IT-kehitystä. Isommissa organisaatioissa on yli kymmenen eri konseptiomistajaa, joiden pääasiallinen tehtävä on kehittää toimintaa liiketoiminnan tahtotilojen mukaisesti. Väitänkin, että esim. 60-70% palvelu- ja huoltoliiketoiminnassa tehtävistä liiketoiminnan kehitystarpeista järjestelmäarkkitehtuuriin, napsahtavat tavalla tai toisella pakettiautolla kentällä liikkuvan asentajan hommiksi. Asentajalta odotetaan huomattavasti enemmän digitaalista informaatiota palveluketjussa takaisinpäin organisaatiolle, sekä asiakkaan suuntaan. Voimakkaasti karrikoiden, asentajan odotetaan täyttävän rasvanippaa, mutta aika kuluukin ATK:n kanssa. Asentaja kysyy päivittäin itseltään ja esimiehiltään:

”Miksi mun pitää täyttää tähän nämä tiedot?”

Neljäs esimerkki terveydenhuollosta. Tiedän toimijan, jonka “ATK-järjestelmän” päänäytössä on 5-7 vapaatekstikenttää, johon jokainen järjestelmän käyttöoikeudet omaava työntekijä voi lisätä informaatiota oman intuitionsa mukaan. Tämä on johtanut aikojen saatossa, sekä usean eri intuition takia siihen, että pahimmillaan lääkärin 20 minuutin vastaanottoajasta kuluu jopa 10 minuuttia siihen, että lääkäri löytää selvyyden potilaan hoitohistoriasta. Tällä toimijalla ei ole samaa “Miksi mun pitää täyttää tähän nämä tiedot?”, vaan “Mihin mun pitää täyttää mikäkin tieto?”

Eli pilataanko heikolla muutosjohtamisella ja jalkauttamattomalla datan hallintamallilla digitalisaatiosta haettavat hyödyt sekä edut, koko liiketoiminnan arvoketjun matkalla? Miten me “datadiggarit” saisimme koko organisaation ymmärtämään, että datalla on merkitystä?

Tehtävämme on kääntää ajatukset sellaiseen toimintamalliin, jossa vähennetään tarvittavan datan määrää loppukäyttäjien näkökulmasta.